Pengelolaan e-Meterai dalam satu akun ezSign membantu perusahaan memusatkan saldo, pemakaian, dan riwayat pembubuhan dokumen. Sistem terpusat memudahkan penelusuran data sekaligus membantu perusahaan merencanakan kebutuhan e-Meterai.
Bagian keuangan beli meterai elektronik sendiri, tim legal punya stok terpisah, cabang lain entah dari mana. Mengelola pembubuhan e-Meterai dengan cara seperti ini terlihat praktis di awal. Repotnya baru terasa ketika laporan pemakaian diminta dan datanya tidak ketemu.
Kondisi itu melahirkan tiga masalah sekaligus. Saldo tidak terpantau, dokumen sempat tertahan karena kuota habis, dan pencatatannya berantakan. Pada beberapa kasus, meterai terbubuh di dokumen yang sebenarnya tidak memerlukannya. Kuota terpakai, sementara dokumennya harus diterbitkan ulang.
Semua itu bisa dihindari dengan memusatkan pengelolaannya. Satu akun perusahaan memungkinkan pembubuhan meterai dan Tandatangan Elektronik berjalan dalam satu alur. Saldo, kewenangan, dan riwayat pemakaiannya berada di tempat yang sama.
Kenapa Mengelola Pembubuhan e-Meterai Perlu Dipusatkan
Meterai elektronik bukan sekadar gambar yang ditempel di halaman. Sifatnya melekat pada dokumen dan kuotanya terpakai begitu dibubuhkan. Karena itu kendalinya perlu jelas sejak sebelum dokumen diproses.
Pemusatan juga memudahkan penelusuran. Bagian keuangan bisa melihat pemakaian tanpa harus mengumpulkan laporan dari tiap unit. Auditor pun mendapat satu sumber data, bukan potongan catatan yang tersebar.
Manfaat lainnya terasa pada perencanaan anggaran. Pola pemakaian setahun terakhir bisa dibaca dari satu tempat. Dari sana perusahaan lebih mudah memperkirakan kebutuhan periode berikutnya.
Yang paling sering luput dari perhatian
Banyak perusahaan hanya memantau jumlah sisa kuota. Padahal yang sama pentingnya adalah siapa yang memakainya dan untuk dokumen apa. Tanpa keterangan itu, lonjakan pemakaian sulit dijelaskan saat ditanyakan.
Memastikan Dokumen Mana yang Memang Perlu Dimeteraikan
Tidak semua dokumen perusahaan membutuhkan meterai. Undang-Undang Bea Meterai mengatur jenis dokumen yang terutang bea, termasuk dokumen yang menyebut jumlah uang di atas batas tertentu. Memahami batas ini menghemat kuota sekaligus mencegah kesalahan pembubuhan.
● Perjanjian kerja sama dan kontrak dengan nilai transaksi tertentu.
● Surat pernyataan dan dokumen yang dipakai sebagai alat bukti.
● Dokumen keuangan seperti kuitansi dengan nilai di atas ketentuan.
Sebaliknya, memo internal dan surat tugas umumnya tidak memerlukannya. Menempatkan meterai di dokumen semacam itu hanya membuang kuota. Bila ragu, konsultasikan lebih dulu dengan tim pajak atau penasihat hukum.
Mengatur Kewenangan dan Saldo dalam Satu Akun
Akun perusahaan mengenal pembagian peran yang jelas. Ada yang meninjau, ada yang menyetujui, dan ada yang membubuhkan. Pemisahan ini mencegah dokumen diteken atau dimeteraikan pihak yang tidak berwenang.
Kewenangan meterai sebaiknya tidak otomatis disamakan dengan kewenangan tanda tangan. Tim yang baru mempelajari cara buat tanda tangan digital kerap menggabungkan keduanya. Padahal keduanya bisa diatur terpisah sesuai tanggung jawab masing-masing orang.
Tahapan menyiapkan alurnya
1. Tentukan admin yang bertanggung jawab atas saldo perusahaan.
2. Petakan jenis dokumen yang wajib dimeteraikan beserta unit pemiliknya.
3. Atur peran peninjau, penyetuju, dan penandatangan untuk tiap alur dokumen.
4. Lakukan pengisian saldo melalui admin korporat atau tim penjualan.
5. Pantau pemakaian dan riwayatnya secara berkala dari dasbor akun.
Langkah keempat sering dianggap urusan administratif semata. Padahal pengisian saldo sebaiknya dijadwalkan, bukan menunggu kuota menipis. Musim tutup buku dan periode tender biasanya menaikkan pemakaian secara mendadak.
Kesalahan Saat Mengelola Pembubuhan e-Meterai Tanpa Kendali Terpusat
Kesalahan paling mahal adalah membubuhkan meterai di dokumen yang keliru. Kuota tidak bisa ditarik kembali dan dokumennya harus disiapkan ulang. Pemeriksaan isi sebelum pembubuhan menutup sebagian besar risiko ini.
Kekeliruan berikutnya terletak pada urutan kerja. Meterai dan tanda tangan punya urutan yang perlu diikuti agar dokumen tetap valid. Menukar urutannya bisa membuat status tanda tangan terbaca tidak sah.
Yang ketiga menyangkut arsip. Dokumen akhir sebaiknya disimpan dalam bentuk berkas asli, bukan hasil cetak. Data meterai dan sertifikat penandatangannya ikut hilang begitu dokumen dicetak.
Ketiganya terdengar sepele, tetapi berulang di banyak perusahaan. Menuliskannya sebagai prosedur singkat biasanya lebih efektif daripada mengandalkan ingatan. Satu halaman panduan internal sudah cukup untuk menyeragamkan cara kerja tim.
Menjaga Kesiapan Dokumen Sepanjang Tahun
Pengelolaan meterai sebenarnya persoalan kebiasaan, bukan teknologi. Saldo yang terpantau, kewenangan yang jelas, dan riwayat yang tercatat sudah menyelesaikan sebagian besar keluhan. Sisanya tinggal memastikan tim memahami dokumen mana yang memerlukannya.
ezSign merupakan layanan PT Solusi Identitas Global Net, penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tandatangan elektronik, eMaterai, serta pencatatan aktivitas dokumen dalam satu akun. Tim yang sekaligus mencari cara buat tanda tangan digital untuk dokumen perusahaan dapat menjadikannya rujukan diskusi awal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah meterai elektronik yang telanjur dibubuhkan bisa dibatalkan?
Tidak, karena kuotanya sudah terpakai sehingga dokumen perlu disiapkan ulang bila terjadi kesalahan.
2. Siapa yang sebaiknya memegang kendali saldo meterai perusahaan?
Sebaiknya satu admin korporat yang ditunjuk, agar pemakaian dan pengisiannya mudah ditelusuri.
3. Apakah semua dokumen perusahaan wajib dibubuhi meterai?
Tidak, hanya dokumen yang terutang bea meterai sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Artikel ini juga tayang di VRITIMES
